Lễ khởi công, động thổ là hai nghi lễ truyền thống từ xưa với mong muốn quá trình xây dựng diễn ra suôn sẻ, may mắn, không xảy ra vấn đề gì. Bên cạnh đó, việc tổ chức lễ khởi công, động thổ mang tính truyền thông để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và dự án giúp khách hàng biết đến nhiều hơn, thu hút nhiều nguồn đầu tư,…
Vậy tổ chức lễ khởi công, động thổ có quy trình và kịch bản tổ chức như thế nào, kinh phí tổ chức sự kiện này ra sao hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Quy trình tổ chức lễ khởi công, động thổ
Truyền thông trước sự kiện: Doanh nghiệp truyền thông nội bộ, các kênh fanpage, youtube, mạng xã hội và các kênh báo chí về thông tin ngày, giờ, địa điểm diễn ra sự kiện cũng như các thông tin về quy mô của chương trình, khách mời, thông tin của dự án, quy mô dự án, thời gian hoàn thiện.
Khảo sát mặt bằng, lên thiết kế: Khảo sát nơi tổ chức sự kiện để có thể lên phương án giải phóng mặt bằng, dọn đường đi để lắp đặt sân khấu, phòng chờ, bàn đón khách, cổng chào, lối đi, phòng họp,… Ngoài ra, các ấn phẩm thiết kế, các trang thiết bị cũng cần được đo đặc và sắp đặt vị trí cho phù hợp: thiệp mời, băng rôn, backdrop, standee, thẻ ban tổ chức, bảng biển dẫn đường.
Lên danh sách khách mời: Danh sách khách mời đến lễ khởi công, động thổ cần được lên chi tiết và cẩn trọng. Với những dự án lớn, ngoài đại diện các đơn vị doanh nghiệp, đối tác, bạn cũng cần mời ban lãnh đạo địa phương, tỉnh hoặc thành phố đến tham dự. Bên cạnh đó, mời thêm các đơn vị nhà báo đến để truyền thông cho buổi lễ. Bạn có thể gửi thiệp mời giấy, thiệp online cho khách tham gia sự kiện.
Tiến hành lắp đặt thi công trang thiết bị khu vực sự kiện: Thi công cho lễ khởi công, động thổ cần tiến hành trước 3 ngày.
- Ngày thứ 1: Setup nền, sàn sân khấu và phần khung, trần nhà giàn, làm trần, rèm che.
- Ngày thứ 2: Setup sân khấu, bàn ghế, quây khu vực VIP, barrier dẫn đường, bảng biển dẫn đường, thảm đỏ, hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình led
- Ngày thứ 3: Tổng duyệt toàn bộ các hạng mục biểu diễn, hạng mục phát biểu, thiết bị phát biểu, bục ấn chuông hoặc bục chạm tay, bục xúc cát.
Lên phương án tiếp đón khách mời: Sắp xếp sơ đồ các vị trí khách ngồi, đào tạo nhân viên tiếp đón khách, chăm sóc khách hàng trong quá trình diễn ra sự kiện
Kiểm tra, tổng duyệt chương trình: MC và ban đại diện doanh nghiệp nên tổng duyệt chương trình trước 1 ngày để tránh xảy ra sai sót. Việc tổng duyệt còn giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau để sự kiện diễn ra thành công.
Truyền thông sau sự kiện, lên fanpage, youtube, các kênh mạng xã hội của dự án, đi báo chí, truyền hình.
Kịch bản tổ chức lễ khởi công, động thổ
Tiếp đón khách mời và ổn định chỗ ngồi: Lễ tân và đội lân sư rồng biểu diễn và đứng đón khách theo các vị trí chỉ định. Ban tổ chức đón khách và ổn định vị trí khách mời đồng thời MC sẽ voice off để buổi lễ chuẩn bị được bắt đầu.
Ổn định chuẩn bị khai mạc
Sau khi tiếp đón ổn định khách mời và khởi động buổi lễ với hình ảnh, video về dự án và doanh nghiệp, MC giới thiệu về mục đích của buổi lễ sau đó sẽ tiến hành giới thiệu Đại biểu, đại diện, khách mời trang trọng có mặt trong buổi lễ. Tiếp theo đó, khởi động buổi lễ với không khí nhẹ nhàng bằng một vài tiết mục mở màn.
Đại diện công ty, doanh nghiệp phát biểu về buổi lễ
Sau khi MC thông báo lý do, giới thiệu các khách mời đại biểu tham dự. Đại diện chủ đầu tư (chủ thầu xây dựng) lên phát biểu khai mạc và giới thiệu về dự án. Trình chiếu video giới thiệu về dự án.
Đại diện khách mời phát biểu về buổi lễ
Sau khi đại diện doanh nghiệp phát biểu xong, MC gửi lời cảm ơn tới ban đại diện doanh nghiệp, tiếp tục mời đại diện bên phía chủ đầu tư, chủ thầu dự án lên phát biểu về công trình: mục tiêu, giá trị, ý nghĩa công trình,…
Nghi thức khởi công, động thổ
MC mời đại diện chủ đầu tư, doanh nghiệp hoặc đại diện từ các cấp cơ quan chính quyền nhà nước lên sân khấu để làm nghi thức khởi công, động thổ xây dựng dự án. Thực hiện nghi thức khởi công, động thổ: tùy theo nhu cầu của khách hàng sẽ có các nghi thức khác nhau như xúc cát theo nghi thức truyền thống, bấm chuông khởi động dự án, chạm tay quả cầu led hoặc chạm tay màn hình led kích hoạt dự án…
Hoạt động bổ trợ
MC vẫn tiến hành chương trình, giới thiệu về công trình và dự án, đội ngũ media của công ty sự kiện sẽ chụp ảnh, quay video lại toàn bộ sự kiện để làm tư liệu truyền thông sau này. Bên cạnh đó, các bộ phận khác vẫn sẽ túc trực tại nơi thi công để đảm bảo cho quy mô dự án.
Kết thúc hoạt động và cảm ơn khách mời
Sau khi kết thúc hoạt động tham quan, chương trình có thể chuyển sang giai đoạn nhập tiệc (tùy theo quy mô công trình và nhu cầu doanh nghiệp). Đan xen trong bữa tiệc có thể thêm tiết mục văn nghệ trên sân khấu trong thời gian này để làm sôi động không khí.
Cảm ơn và tiễn khách
MC mời đại diện công ty lên bế mạc buổi lễ và gửi lời cảm ơn khách hàng, khách mời tham dự buổi lễ, có thể tặng quà cho khách lúc ra về (nếu có)
Chi phí cho buổi lễ khởi công động thổ sẽ khoảng từ vài chục triệu đến vài trăm triệu, tùy theo quy mô mà doanh nghiệp muốn tổ chức. Các chi phí này thường bảo gồm: thiết kế 3D, thiết kế 2D; chi phí lên kịch bản; trang thiết bị, nhân sự; chi phí lắp đặt, vận chuyển; chi phí mời các đơn vị truyền thông.
